Digitalizācija patlaban ir atpazīstamākā un svarīgākā inovācija, uzsver Anita Gaile, Valsts administrācijas skolas (VAS) mācību programmas "Digitālo pārmaiņu projektu vadība" vadītāja. Tomēr ceļš uz digitalizāciju bieži vien ir sarežģīts, neparedzams un pārmaiņu pilns. Pēc ekspertes domām, patlaban vissvarīgāk ir veicināt iestāžu vadītāju pārliecību par saviem spēkiem un spēju īstenot pārmaiņas. Pārmaiņu arhitekte Anita Gaile atklāj, kā šo procesu iesākt, vadīt un veiksmīgi pabeigt valsts pārvaldē.
Visgrūtākais pārmaiņu procesā – uzsākt pārmaiņas!
Lielākais izaicinājums ceļā uz organizācijas digitalizācijas procesu visbiežāk ir tieši lēmums uzsākt pārmaiņas. Anita Gaile skaidro, ka organizāciju vadītāji, kā arī daudzi projektu vadītāji, ikdienā ir pieraduši dzīvot “ugunsgrēka režīmā” – proti, no vienas krīzes ieiet nākamajā un savā ziņā šim modelim pat ir labi pielāgojušies. Vienlaikus tomēr jāapzinās, ka tieši šis aspekts bieži ir kavēklis pārmaiņu procesu uzsākšanai, tostarp digitalizācijas virzienā. “Dzīve krīzē nozīmē, ka situācija ir jārisina ļoti ātri. Risinājums bieži vien ir tikai viens un labi, ka tas vispār ir! Šādā darba modelī nav laika citu cilvēku iesaistīšanai, uzklausīšanai un rūpīgai analīzei, konsultāciju posmam. Savukārt pārmaiņu vadības procesā uz digitalizāciju, parasti mēs skaidri nezinām vai vispār pat nenojaušam, kāds būs rezultāts, un mums ir jāļaujas plūsmai, tas ir ļoti svarīgi,” saka eksperte.
Pārmaiņu procesā ir daudz nezināmā un vēl vairāk nenoteiktības, turklāt varētu pat teikt – tā tam ir jābūt. Eksperte min piemēru – cilvēkam var likties, ka viņam ir viena izcila, teju jau skaidra, ideja, bet, parunājot ar citiem, tā transformējas un mainās, projekta mentors “piemet” vēl kādu aspektu par ko ir vērts padomāt, un sākotnēja ideja ir pārvērtusies par citu.
Anita Gaile kā galveno noteikumu digitālo pārmaiņu uzsākšanai min ticību, ka var būt labāk un drosmi mēģināt. Risinājumi atnāks vēlāk – visticamāk, vairāki un pat atšķirīgi.
Faktori, kas ietekmē veiksmīgu pārmaiņu gaitu ceļā uz digitalizāciju
Anita Gaile atklāj, ka Latvijā jau trīs gadus tiek veikts Pārmaiņu vadības Indeksa pētījums, kas palīdz saprast, kā gadu gaitā attīstās pārmaiņu vadīšanas prakse, un kas ir galvenie problēmjautājumi, ar ko saskaras organizācijas. Pētījuma rezultāti atklāj, ka galvenie faktori ir:
- Pārmaiņu vadīšanā ir projektu vadības elements, tostarp notiek refleksija par to, ko izdarījām;
- Darbinieku atbalsts;
- Pārmaiņu komunikācija.
A. Gaile arī piebilst, ka ārkārtīgi liela loma ir organizācijas vai iestādes vadītājam – it īpaši sperot pirmos soļus digitalizācijas virzienā. “Ja vadītājam ir iekšējā pārliecība, ka digitalizācijas process ir būtisks, neizbēgams ceļš uz labāku dzīvi, tas ārkārtīgi palīdz – īpaši brīžos, kad vēl ir daudz nesaprotamā un nezināmā. Vadītāja ticība un nostāja var būt pat izšķiroša, tas būtiski palīdzi iesaistītajiem darbiniekiem – to vairākkārt esmu redzējusi praksē,” uzsver eksperte.
Viņa ir pārliecināta, ka nav situācijas, kad pārmaiņas neizdodas: “Protams, formāli skatoties, ir sajūta, ka digitālie pārmaiņu projekti bieži “izgāžas”. Tomēr jāsaprot, ka pārmaiņas ir kā eksperiments un tā galvenais mērķis ir iemācīties ko jaunu! Arī tā reize, kad neizdevās, iemāca lietas un izpratni – nākamreiz darīsim šo citādāk, lai izdotos veiksmīgāk.”
Valsts pārvaldes iestāžu darbiniekiem jāveicina pārliecība par saviem spēkiem
Pārmaiņu eksperte norāda, ka valsts pārvaldes iestāžu vadītājiem un darbiniekiem pietrūkst pārliecības par saviem spēkiem, kā arī bieži dominē bailes: “Manuprāt, liels šķērslis ir pašapziņas trūkums, ar to arī ir jāstrādā. Bailes bloķē projektu attīstību. Ir visiem spēkiem jāveicina iestāžu vadītāju pašapziņa un “es šo varu un spēju” attieksme.”
Eksperte arī piemin, ka viena no būtiskām prasmēm, kuras attīstība ir jāveicina un kas palīdz jebkurā pārmaiņu procesā, ir spēja mācīties: “Cilvēks tikai tad ir iemācījies, ja viņš spēj mainīt savu uzvedību un rīcību, nevis tikai noklausījies, bet turpina veikt viena tipa rīcību, kas nenes rezultātu”. Arī rūpēm par saviem resursiem ir liela nozīme – veiksmīgam digitalizācijas projekta vadītājam ir jāspēj parūpēties par sevi un savu resursu atjaunošanu, lai visa komanda spētu virzīties uz nolikto mērķi.
Kā iedrošināt piedalīties valsts pārvaldes iestāžu vadītājus?
Pārmaiņu arhitekte norāda, ka valsts pārvaldes vadītājiem līdzīgi kā korporatīvajā biznesa vidē ir ļoti daudz ikdienas darbu, un pārmaiņu projekti, tostarp digitalizācijas jautājums, iekrīt tajā kategorijā, kuriem nekad nav pietiekami laika. “Ir sapratne, ka vajag, bet krīzes vēl nav un tas atkal tiek nolikts “plauktiņā”. Šādi projekti nekļūst degoši un tādējādi tiek atlikti atkal un atkal. Publiskās pārvaldes digitālās akadēmijas programma ir unikāls veids, kā mērķtiecīgi un metodiski tam apzināti veltīt savu laiku, kas ir aptuveni viena diena mēnesī konkrētas idejas vai projekta attīstībai,” saka Anita Gaile.
Mācību programmas "Digitālo pārmaiņu projektu vadība" mērķis ir veicināt digitālo pārmaiņu projektu vadības prasmes publiskās pārvaldes iestādēs. Mācību mērķis ir palīdzēt dalībniekiem izstrādāt pārmaiņu ieviešanas plānu kāda iekšējā vai ārējā pakalpojuma digitalizācijai un vienkāršošanai, lai uzlabotu pakalpojuma saņēmēju pieredzi un veicinātu efektīvāku valsts pārvaldi. Šī programma soli pa solim iepazīstina valsts pārvaldes darbiniekus ar digitalizācijas procesa dažādajām fāzēm, paralēli tiem nodrošinot mentoru, kurš pārstāv tieši IT nozari. Jūnijā šādu kursu jau noslēdza vairāk nekā 20 publiskās pārvaldes iestāžu komandas, atzīstot, ka kursa gaitā gūta nozīmīga pieredze, atbalsts un pārliecība par spējām projektu īstenot. Šobrīd sākusies pieteikšanās jaunajai mācību grupai - nepalaid garām šo iespēju un piesakies!
