Pareiza elektronisko dokumentu un multimediju datņu aprakstīšana ir būtisks priekšnosacījums to ilgstošai saglabāšanai un atbilstībai valsts arhīva prasībām. Videolekcijā “Elektronisko dokumentu aprakstīšana” tiek sniegts visaptverošs ieskats elektronisko dokumentu pārvaldības un aprakstīšanas principos atbilstoši Latvijas Republikas normatīvajiem aktiem un starptautiskajiem standartiem. Lektors skaidro piemērotākos datņu formātus ilgstošai glabāšanai, validācijas rīku lietošanu, kā arī sniedz praktiskus piemērus arhīviskā apraksta uzskaites sarakstu veidošanai gan teksta, gan foto, video un skaņas dokumentiem.
Videolekcijas saturā:
1. Elektroniskie dokumenti, to veidi un datņu formāti
- Dokumentu tipoloģija: Teksta, foto, video, skaņas dokumenti, e-pasti, ģeotelpiskie dati un datubāzes dati (atbilstoši ES Regulai Nr. 910/2014 un Elektronisko dokumentu likumam).
- Datņu formātu izvēle: Ilgstošai glabāšanai piemēroti formāti (Open Preservation Foundation rekomendācijas).
- Validācijas rīki: Praktiskas instrukcijas datņu formātu pārbaudei ar rīkiem veraPDF un JHOVE.
2. Arhīva uzziņu sistēma un tekstuālo dokumentu uzskaite
- Normatīvais ietvars: Arhīviskā apraksta, shēmas un uzskaites sarakstu veidošana saskaņā ar MK noteikumiem Nr. 282.
- Uzskaites saraksti: Atšķirības no papīra dokumentiem, apjoma un mērvienību norādīšana (MB, GB, decimāldaļas) un saistīto apraksta vienību norādīšana.
3. Foto, video un skaņas dokumentu aprakstīšanas specifika
- Paplašinātā uzskaites forma: Prasība aprakstīt katru multimediju failu kā atsevišķu glabājamo vienību.
- Praktiskie piemēri: Dokumentu oriģinālu aprakstīšanas specifika un uzskaites sarakstu aizpildīšanas paraugi.
Dalībnieku ieguvumi:
- Izpratne par atvērto un starptautiski atzīto datņu formātu izvēli (PDF/A, TIFF, WAV u.c.) ilgtspējīgai glabāšanai;
- Konkrētas instrukcijas un praktiski piemēri pareizai apjoma un metadatu aizpildīšanai uzskaites sarakstos;
- Prasme izmantot specializētos datņu validācijas rīkus (veraPDF, JHOVE);
- Skaidra izpratne par digitālo arhīvu dokumentēšanas normām un atbilstību Latvijas Nacionālā arhīva prasībām.
Pasniedzējs:
Svyat Elkind – Latvijas Nacionālā arhīva Latvijas Valsts kinofotofonodokumentu arhīva Elektronisko dokumentu nodaļas vadītājs.
Videolekcijas nosacījumi un piekļuve:
- Mācību formāts: Videolekcija (pieejama jebkurā Jums ērtā laikā)
- Ilgums: 1,5 stundas (120 min)
- Piekļuves periods: Videolekcija un prezentācija pieejama 3 nedēļas pēc rēķina apmaksas (piekļuves saite tiek nosūtīta e-pastā).
- Mācību maksa: 10,00 EUR* *(Valsts pārvaldes iestādēm mācību maksai netiek piemērots PVN, savukārt pakalpojumu saņēmējiem, kas nav valsts pārvaldes iestādes, papildu PVN 21%)
- Apmaksas kārtība: Rēķina apmaksa notiek pirms videolekcijas noskatīšanās. Valsts un pašvaldību iestādēm e-rēķins tiek nosūtīts uz e-adresi, privātpersonām – uz norādīto e-pastu.
Mērķauditorija: Dokumentu un arhīvu pārvaldības speciālisti, valsts un pašvaldību institūciju darbinieki, kā arī ikviens, kurš atbild par elektronisko dokumentu un multimediju failu uzskaiti un saglabāšanu.
Priekšnosacījumi: Īpašas priekšzināšanas nav nepieciešamas.